Gestionando versiones de documentos en Google Docs-Drive

El otro día, en el post sobre cómo utilizar un blog como herramienta de trabajo en grupo escribí:

Trabajando sobre un documento compartido en Google Docs, por ejemplo, es posible borrar o sobrescribir el trabajo de otro miembro del equipo sin posibilidad de recuperar una copia anterior.

Es decir, parece que Google Docs no permita guardar diferentes versiones de un mismo documento. Y debo aclarar que no es cierto (aunque sea algo poco conocido).


Google Drive (el antiguo Google Docs) guarda automáticamente versiones diferentes de cada documento, siendo posible volver en cualquier momento a una versión guardada del documento.

Para comprobarlo, crea un documento de Google Docs mediante el menú "Crear -> Documento"

A continuación escribe cualquier cosa en el documento. En cuanto dejes de escribir, fíjate que en la parte superior del documento, por encima de la barra de menús, aparece un mensaje que indica que se está guardando automáticamente el documento.

Este autoguardado automático es una maravilla; con este sistema, en cuanto te detienes un rato, se guarda automáticamente el documento para evitar que, en caso de fallo, se pierda todo lo que hayas añadido al documento desde la última vez que guardaste. De hecho, funciona tan bien que ya no hay botón de guardado en Google Docs, a diferencia de un editor de texto tradicional.

Como puedes ver en la imagen, al colocar el puntero sobre el mensaje de "Todos los cambios guardados en Drive" se muestra un bocadillo con información sobre esta funcionalidad de autoguardado de Google Drive. Además, te informa de cuándo sucedió la última modificación del documento (ideal si tienes el documento compartido y lo editas junto con otras personas).

Si pulsas sobre el enlace "Todos los cambios guardados en Drive" aparece una barra lateral que muestra las diferentes versiones autoguardadas del documento:

En cada una de estas revisiones tenemos la hora de modificación (1), el usuario que ha realizado la modificación (2) y la posibilidad de devolver el documento al estado de esta revisión (3) (ideal para cuando cambias de idea sobre las modificaciones que has realizado). Esta opción te permite "volver al pasado" del documento y rescatar cosas borradas, por ejemplo.

En la parte inferior de esta barra de revisiones encontrarás una opción para resaltar los cambios introducidos en el documento.

Si está marcada (que es la opción por defecto), el texto añadido en la revisión seleccionada aparece en color verde, mientras que el texto eliminado se muestra tachado.

Bajo esta casilla de selección aparece un botón para "Mostrar revisiones más detalladas". Por defecto, sólo se muestran las modificaciones significativas en un documento. Si quieres que Google Drive muestre todas las revisiones guardadas, pulsa este botón.

Versiones de documentos que no han sido creados con Google Docs

En Google Drive puedes almacenar todo tipo de ficheros, y no sólo los creados mediante Google Docs (de ahí que le cambiaran el nombre de Docs a Drive).

Drive también permite guardar el historial de versiones de documentos externos, por llamarlos de algún modo. A continuación voy a crear un documento RTF con una lista de tareas pendientes, que subiré a Google Drive sin convertir al formato de Google Docs.

Inicialmente, en la lista de tareas pendientes únicamente incluyo lo más urgente:

Y lo subo a Google Drive:

Pero más tarde recuerdo otras tareas importantes y las añado al documento.

Si subes el archivo modificado directamente a Google Drive, el documento se duplica, que no es exactamente lo que queríamos.

La única manera de distinguir entre los dos documentos (que comparten el mismo nombre) es por la fecha. Y extrañamente, Google muestra la hora de modificación de un documento en formato 24h y el otro en formato am/pm... Raro, ¿no?

Para gestionar las versiones de un documento no Google Docs, primero marcamos el documento que queremos actualizar. Del menú desplegable "Más", seleccionamos "Administrar revisiones".

Para subir una nueva versión, pulsamos el enlace "Subir revisión nueva" que aparece en el pop-up de administración de revisiones.

Se abre el cuadro de diálogo de selección de fichero y seleccionamos la nueva versión de nuestra lista de tareas. Tras el proceso de subida del fichero, el cuadro de administración de revisiones muestra las dos versiones guardadas del documento:

Como vemos, aunque en el listado de documentos aparece como un único documento, "Por hacer.rtf", en realidad tenemos guardadas dos versiones del documento. Al pulsar sobre el enlace que muestra la hora de modificación y el usuario que realizó la modificación podemos descargar una versión concreta del documento. Eso significa que podemos acceder a cualquiera de las versiones anteriores de un documento. Debes tener en cuenta, sin embargo, que el precio que hay que pagar por tener una copia de cada versión del documento es que el almacenamiento total ocupado por el documento es, en realidad, la suma de lo que ocupen todas las versiones anteriores. En el ejemplo, dos versiones a 256 bytes hacen un total de 512 bytes, que no es nada. Sin embargo, con documentos de varios megas (o de los que quieres guardar muchas versiones), el espacio ocupado puede llegar a ser significativo.

Afortunadamente, puedes borrar cualquier versión previa de un documento pulsando la "x" que aparece junto a su versión.

Resumen

Como ves, Google Docs/Drive permite guardar diferentes versiones de los documentos almacenados. Para los documentos creados mediante Google Docs, el proceso es automático, ya que se guarda una versión del documento en cuanto dejas de teclear.

Para los documentos subidos a Drive el proceso no es tan directo: requiere indicar específicamente que quieres subir una nueva versión del documento.